Onkostenvergoeding

Inleiding

Het bestuur van Stichting Nederlof Foundation (SNF) is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van Stichting Nederlof Foundation en houdt toezicht op de raad en eventuele vrijwilligers. Vanuit die verantwoordelijkheid hecht het Stichtingsbestuur er aan een duidelijk normenkader te stellen voor door de bestuurders te declareren kosten en aan hen toe te kennen faciliteiten. Een deel van de normen is separaat in een (arbeids)overeenkomst van de bestuurders geregeld.

Algemene regel is dat alle kosten, die in redelijkheid voor een goede vervulling van de functie worden gemaakt, door de SNF worden vergoed. Daar waar deze regeling niet in normen en/of bedragen voorziet, geldt als algemene norm dat de voorzitter en leden van het Bestuur en van de Raad gehouden zijn om met de middelen van SNF in redelijkheid en verantwoord om te gaan en hun kosten dienovereenkomstig beheersen. Deze regeling dient in samenhang gelezen te worden met de Gedragscode Stichting Nederlof Foundation voor de leden van het Bestuur en Raad.

Paragraaf 1 Werkingssfeer en ingangsdatum

1.1 Deze regeling is van toepassing op de voorzitter en de leden van het Bestuur en de Raad (hierna te noemen: bestuurders).

1.2 Deze regeling ziet op:

Uitgaven van bestuurders, al dan niet met een door SNF ter beschikking gestelde creditcard (hierna ‘company’ creditcard), in de uitoefening van hun functie, die zij achteraf declareren;

• Uitgaven voor reis- en verblijfskosten, zowel voor dienstreizen als voor woonwerkverkeer;
• Uitgaven voor opleidingen, cursussen en symposia, inclusief reis- en verblijfskosten die in dit kader worden gemaakt.
• De ter beschikking stelling door SNF van specifieke middelen aan bestuurders t.b.v. de uitoefening van hun functie en het gebruik daarvan.

1.3 De in deze regeling genoemde normen zijn eveneens van toepassing indien de desbetreffende uitgaven op basis van een factuur direct aan SNF in rekening worden gebracht.

1.4 Deze regeling treedt in werking per 01-01-2016 en blijft van kracht tot deze door een andere declaratieregeling is vervangen of wordt afgeschaft.

Paragraaf 2 Vaste (onkosten)vergoeding in het kader van de WKR (ex art. 4.2 Handboek Loonheffingen Belastingdienst)

2.1 SNF kan de individuele bestuurders een maandelijkse persoonlijke netto-onkostenvergoeding toekennen voor kosten die voor rekening van bestuurders komen en door hen mede worden gemaakt ten behoeve van de uitoefening van de functie. De vaste onkostenvergoeding is met ingang van 1 januari 2016 ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). De uit de vaste onkostenvergoeding betaalde uitgaven hoeven niet met bewijsstukken te worden onderbouwd.

2.2 De volgende uitgaven dienen uit de maandelijkse onkostenvergoeding te worden betaald en komen derhalve niet voor separate vergoeding of declaratie in aanmerking:

• Kosten voor ontvangst van collega’s, medewerkers en zakenrelaties thuis;
• Kosten voor diverse consumpties tijdens binnen- en buitenlandse dienstreizen anders dan die welke zijn inbegrepen onder de reis- en verblijfkosten in deze regeling.
• Individuele (relatie)geschenken.
• Viering van eigen feestelijke gebeurtenissen met collega’s en medewerkers.
• Aanschaf op eigen naam van vakliteratuur en abonnementen.
• Kleine onkosten voor werkzaamheden die vanuit huis worden verricht, zoals voor kantoorartikelen, het maken van kopieën en het verzenden van post.
• Persoonlijke verzorging en kleding.
• Aanpassing en inrichting van de eigen woning.

Paragraaf 3 Representatiekosten

3.1 Representatiekosten zijn de kosten die voortvloeien uit de eisen die de uitoefening van de functie van bestuurders stelt ten aanzien van het onderhouden van externe contacten. Het betreft alle kosten die gemaakt worden voor het onderhouden van externe contacten, d.w.z. zakelijke relaties, die niet bij de SNF werkzaam zijn.

3.2 De uitgaven voor representatiekosten worden vergoed op basis van de werkelijke kosten met een maximum (normbedrag).

3.3 Lunches en diners gelden als representatiekosten indien een bestuurder met één of meer externe, zakelijke contacten luncht of dineert of wanneer één of meer externe zakelijke contacten aanwezig zijn. De kosten zijn gemaximeerd:

• het normbedrag voor een lunch bedraagt € 40 inclusief BTW per persoon
• het normbedrag voor een diner bedraagt € 70 inclusief BTW per persoon exclusief zaalhuur, personeel of bijkomende kosten.

3.4 Ten behoeve van het onderhoud van binnenlandse zakelijke relaties kunnen bloemen worden aangeboden of bezorgd met een maximum van € 35 inclusief BTW per gelegenheid. Voor bezorging van bloemen in het buitenland bij zakelijke relaties geldt een maximum van € 45. Deze kosten zijn exclusief de bijkomende bezorgkosten. Deze normen gelden niet wanneer de kosten voor bloemen samenhangen met een overlijden.

3.5 Relatiegeschenken betreffen kosten die o.a. gemaakt worden voor cadeaus ter gelegenheid van een afscheid of een jubileum van een extern contact en cadeaus ten behoeve van externe contacten met betrekking tot binnenlandse- c.q. buitenlandse dienstreizen. Het grensbedrag van een relatiegeschenk per gelegenheid is maximaal grens € 100, – inclusief BTW.

3.6 Een alternatief voor relatiegeschenken is een storting op een bankrekening van een goed doel indien een extern contact dit wenst bij afscheid, installatie of andere gelegenheid. Uitbetaling van een dergelijke schenking geschiedt middels een betaalopdracht. Het maximum bedrag voor deze schenkingen bedraagt € 100 per gelegenheid.

Paragraaf 4 Auto – transport

4.1 Aan de bestuurder kan door SNF een auto worden toegekend voor zowel zakelijke als privé doeleinden. De auto wordt door SNF ten behoeve van de bestuurder aangeschaft of aan de bestuurder via een leasecontract ter beschikking gesteld.

4.2 Indien de auto uitsluitend voor zakelijke doeleinden ter beschikking is gesteld, mag de bestuurder daarvan ook gebruik maken voor aan de functie gerelateerde nevenfuncties. In dit geval is gebruik voor niet aan de functie gerelateerde nevenfuncties, alsmede gebruik voor andere privé doeleinden uitgesloten.

4.3 Verkeersboetes en eigen risico als gevolg van schade veroorzaakt met de door SNF ter beschikking gestelde auto zijn voor rekening van de bestuurder.

4.4 Indien aan de bestuurder geen auto wordt toegekend, kan aan hem voor woon-werkverkeer een vergoeding van kosten van een OV-abonnement worden toegekend. De kosten van het OV kunnen periodiek onder overlegging van deugdelijke bescheiden worden gedeclareerd.

Paragraaf 5 Reis- en Verblijfskosten Dienstreizen

5.1 Een dienstreis wordt gedefinieerd als een reis die wordt gemaakt in het kader van het uitoefenen van de functie van bestuurder. Hiertoe behoren ook:

• deelname aan evenementen van sociale en maatschappelijke aard die ondersteunend zijn aan de uitoefening van de functie;
• het volgen van cursussen en opleidingen in het kader van de uitoefening van de functie;
• het bezoeken van congressen en seminars in het kader van de uitoefening van de functie.

5.2 De uitgaven voor binnenlandse reis- en verblijfkosten worden vergoed op basis van de werkelijke kosten onder overlegging van deugdelijke bescheiden en onder toepassing van een toets op rechtmatigheid en doelmatigheid.

5.3 Indien door SNF aan de bestuurder een auto ter beschikking is gesteld, maakt de bestuurder hiervan gebruik voor binnenlandse dienstreizen. Wanneer onder omstandigheden reizen met OV nodig, c.q. doelmatig is, worden de kosten voor OV aan de bestuurder vergoed.

5.4 Voor verblijfskosten tijdens een binnenlandse reis gelden de volgende normbedragen (maxima) per persoon:

• logies/overnachting: € 150
• ontbijt € 15
• lunch € 40
• diner € 70
• Deze bedragen zijn inclusief BTW. 
• Declaraties betreffen de werkelijk gemaakte kosten.

5.5 De uitgaven voor buitenlandse reis- en verblijfskosten worden vergoed op basis van de werkelijke kosten, onder toepassing van een toets op rechtmatigheid en doelmatigheid.

5.6 Vliegreizen worden online geboekt. Voor vliegreizen binnen Europa is de norm Economy Class.

5.7 Voor verblijfskosten tijdens een buitenlandse reis gelden de normbedragen volgens de ‘Tarieflijst logies en overige kosten Reisbesluit Buitenland van de sector Rijk’.

5.8 De vergoeding wordt beperkt tot de dagen van verblijf in het buitenland die voor het zakelijke doel van de dienstreis redelijkerwijs noodzakelijk zijn.

5.9 Onderstaande kosten kunnen onder overlegging van bewijsstukken apart worden gedeclareerd:

• kosten van pasfoto’s voor visa en visakosten voor zover noodzakelijk voor de dienstreis
• interlokale en internationale telefoonkosten voor dienstgesprekken, indien deze gesprekken niet te voeren zijn met de diensttelefoon
• noodzakelijke inentingen

5.10 Kosten van taxivervoer die de bestuurder in verband met een dienstreis heeft gemaakt en waarbij het dienstbelang met dat vervoer is gebaat, worden vergoed op declaratiebasis.

5.11 lndien partners meereizen bij dienstreizen van bestuurders, worden de hiervoor gemaakte extra kosten niet vergoed.

5.12 Dienstreizen, alsmede nut en noodzaak daarvan, worden besproken in de Raad van Bestuur en vastgelegd in de notulen.

Paragraaf 6 Verhuiskosten

6.1 lndien een verhuisplicht is overeengekomen kan de bestuurder aanspraak maken op daaraan gekoppelde vergoedingen overeenkomstig de regelgeving binnen Stichting Nederlof Foundation.

6.2 Aan de bestuurder kan gedurende de periode dat nog geen definitieve huisvesting in of in de directe omgeving van de werklocatie is gevonden een (redelijke) tegemoetkoming in hotel- of pensionkosten of voor tijdelijke huisvesting worden toegekend voor de periode van in principe één jaar. Het bestuur kan in bijzondere gevallen, mits in overeenstemming met de geldende fiscale regelingen en na overleg met de bestuurder, besluiten de periode van toekenning te verlengen.

Paragraaf 7 Studiekosten

7.1 De SNF kan aan bestuurder scholingsfaciliteiten toekennen. Uitgaven voor studies en opleidingen in het kader van de uitoefening van de functie komen voor vergoeding in aanmerking op basis van werkelijke kosten en onder overlegging van deugdelijke bescheiden. De SNF kan aan de toe te kennen scholingsfaciliteiten voorwaarden stellen, waaronder een terugbetalingsverplichting en/of de voorwaarde dat de bestuurder een bepaalde termijn (met een maximum van een jaar) na het einde van de scholing aan de SNF verbonden blijft. Een dergelijke afspraak wordt schriftelijk vastgelegd.

7.2 Uitgaven voor seminars en congressen en dergelijke, waaraan deelgenomen wordt in het kader van de uitoefening van de functie, komen voor vergoeding in aanmerking. Op de factuur of op het declaratieformulier dient het doel van seminar, congres of studiereis te worden toegelicht.

Paragraaf 8 Overige Kosten

8.1 Kosten voor een beroepsmatige registratie kunnen worden gedeclareerd indien dit een functievereiste betreft, dat door de werkgever als zodanig is bepaald.

Paragraaf 9 Faciliteiten

9.1 SNF stelt – in overeenstemming met de geldende fiscale regelingen – bestuurders actief in het dagelijks bestuur gedurende de benoemingsperiode desgewenst computerfaciliteiten (PC, laptop en/of tablet en de daarbij behorende randapparatuur ter beschikking voor het thuis verrichten van werkzaamheden. De apparatuur past binnen het beleid dat binnen Nederlof Foundation wordt gehanteerd ten aanzien van aanschaf en beheer van dergelijke apparaten.

9.2 SNF stelt vaste bestuurders actief in het dagelijks bestuur gedurende de benoemingsperiode een mobiele (smart) telefoon ter beschikking, waarvan de kosten van het abonnement en het gebruik voor rekening van SNF komen op basis van de daarvoor binnen de Nederlof Foundation geldende regels ten aanzien van datalimieten.

9.3 SNF kan bestuurders een company credit card ter beschikking stellen. De company creditcard mag in beginsel niet gebruikt worden voor het opnemen van contanten. Het gebruik van de company creditcard moet te allen tijden kunnen worden verantwoord door middel van deugdelijke bescheiden. Met de company creditcard mogen geen privé-uitgaven worden gedaan.

9.4 De kosten voor inrichting of decoratie van de kamers en overige ruimten van de bestuurders vallen niet onder de persoonlijke onkostenvergoeding. Bij de inrichting van bedoelde ruimten worden soberheid en doelmatigheid als uitgangspunten gehanteerd.

Paragraaf 10 Procedure – declareren en verantwoorden van uitgaven

10.1 Alle kosten die door de bestuurders in redelijkheid voor een goede vervulling van de functie worden gemaakt komen voor vergoeding door SNF in aanmerking, met uitzondering van de kosten genoemd in 2.2 indien de bestuurder een vaste onkostenvergoeding ontvangt.

10.2 De uitgaven die in deze regeling genoemd worden, kunnen uitsluitend gedeclareerd worden met een daartoe bestemd (elektronisch) declaratieformulier, per gedeclareerde post gestaafd met deugdelijke bescheiden en – waar op grond van deze regeling noodzakelijk – voorzien van een toelichting. Bij posten waarbij door omstandigheden geen deugdelijk bescheiden kunnen worden overlegd, worden die omstandigheden op het formulier toegelicht.

10.2 Alle declaraties worden ondertekend door de declarerende bestuurder, en behoeven goedkeuring en medeondertekening door de voorzitter van het Bestuur. De voorzitter van het Bestuur leggen hun declaraties ter goedkeuring en medeondertekening via de secretaris SNF voor aan de voorzitter van het Stichtingsbestuur.

10.3 Een declaratie wordt tenminste beoordeeld op de volgende punten:

• Rechtmatigheid van de gedane uitgaven.
• Doelmatigheid van de gedane uitgaven.
• Aanwezigheid van alle bescheiden.
• Naleving van deze regeling.

10.4 Uitgaven die met de company credit card zijn gedaan worden achteraf verantwoord door middel van een door de creditcard maatschappij verstrekt transactieoverzicht, voorzien van deugdelijke bescheiden, uiterlijk 8 weken nadat deze uitgaven zijn gedaan. Alle uitgaven dienen via afspraken in de zakelijke agenda van de bestuurders herleidbaar en controleerbaar te zijn.

10.5 Overige declaraties worden uiterlijk drie maanden na dato van de uitgaven ingediend.

10.6 Beoordeling van declaraties vindt plaats door een door de SNF aan te wijzen compliance officer. lndien er sprake is van onvolkomenheden in de declaratie wordt de declaratie geretourneerd naar de voorzitter van het bestuur.

10.7 Uitbetaling van declaraties vindt bancair plaats.

10.8 Als de uitgaven die in deze regeling genoemd worden, worden voldaan door betaling op factuur, zijn dezelfde voorschriften inzake toelichting en goedkeuring van toepassing, als voor de door de bestuurders ingediende declaraties. Dat wil zeggen dat de factuur beoordeeld wordt op rechtmatigheid en naleving van deze regeling.

10.9 De naleving van deze regeling wordt jaarlijks onderworpen aan controle. Eventuele rapportage van een externe accountant of boekhouder wordt ter kennisneming aan het stichtingsbestuur toegezonden.

Paragraaf 11 Overige bepalingen

11.1 ln gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de voorzitter van het Stichtingsbestuur.